Veri Saklama ve İmha Politikası

İşbu Politika, Novalis (“Platform”) tarafından işlenen kişisel verilerin; saklanma sürelerini, saklama amaçlarını ve bu süreler dolduğunda uygulanacak imha (silme, yok etme veya anonimleştirme) yöntemlerini belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

• Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
• Veri İşleme: Veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü otomatik veya manuel işlem.
• Silme: Verilerin ilgili kullanıcılar (adminler dahil) için erişilemez hale getirilmesi.
• Yok Etme: Verilerin fiziksel veya dijital olarak geri getirilemeyecek şekilde tamamen ortadan kaldırılması.
• Anonimleştirme: Verilerin başka verilerle eşleşse dahi bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.

Platform; verileri yalnızca işleme amacı için gerekli olan süre boyunca, dürüstlük kurallarına uygun, ölçülü ve yasal mevzuatın (KVKK, 5651 Sayılı Kanun vb.) öngördüğü sınırlar dahilinde saklar.

Platform kapsamında işlenen veriler, aşağıdaki süreler ve kriterler doğrultusunda saklanmaktadır:

• Hesap Bilgileri (E-posta, Ad, Profil):
  Süre: Üyelik aktif olduğu sürece saklanır.
  İşlem: Kullanıcı hesabı silindikten sonra en geç 30 gün içerisinde sistemden tamamen imha edilir.
• İçerik Verileri (Hikaye, Bölüm, Wiki Kartları vb.):
  Süre: Kullanıcı içeriği bizzat silene veya platform kuralları gereği kaldırılana kadar saklanır.
  İşlem: Silme işlemini takiben yedekleme döngüsü kapsamında en geç 60 gün içinde kalıcı olarak yok edilir.
• Log Kayıtları (IP Adresi, Giriş-Çıkış Zamanları):
  Süre: 5651 Sayılı Kanun ve ilgili mevzuat uyarınca 2 yıl boyunca saklanır.
  İşlem: Yasal sürenin dolmasıyla birlikte otomatik olarak yok edilir.
• Analitik ve Telemetri (Analizler - Okuma Davranışları):
  Süre: Kişisel veriyle ilişkilendirilebilir halde maksimum 12 ay saklanır.
  İşlem: 12 ayın sonunda veriler kullanıcı kimliğinden koparılarak anonim hale getirilir ve sadece istatistiksel amaçla tutulur.
• AI Etkileşim Verileri (Taslak Önerileri, Düzenleme Geçmişi):
  Süre: Verimlilik analizi için 6 ay boyunca saklanır.
  İşlem: Süre sonunda anonimleştirilir veya tamamen silinir.
• KVKK Başvuru ve Talep Kayıtları:
  Süre: Olası bir denetim veya uyuşmazlıkta ispat yükümlülüğü nedeniyle 3 yıl boyunca saklanır.
  İşlem: İspat yükümlülüğü bitince yok edilir.
• Çerezler ve Arayüz Tercihleri:
  Süre: Oturum çerezleri tarayıcı kapanana kadar, kalıcı çerezler (tema, font vb.) ise maksimum 12 ay saklanır.
  İşlem: Tercihler, tarayıcı ayarlarınızdan veya çerez temizleme işlemleriyle kullanıcı tarafından silinebilir.

• Dijital Silme: Veritabanı üzerinde ilgili satırların "Hard Delete" yöntemiyle temizlenmesi.
• Yedekleme Sistemlerinden Temizleme: Canlı sistemden silinen verilerin, periyodik yedekleme (Backup) döngüsü sonunda yedeklerden de çıkarılması.
• Anonimleştirme: Verinin istatistiksel bir değere dönüştürülerek kişisel veri niteliğinden çıkarılması.

Platform, her yılın Haziran ve Aralık aylarında (6 aylık periyotlarla) veri taraması yapar ve saklama süresi dolmuş verileri otomatik veya manuel yöntemlerle imha eder.

Verilerin imha sürecine kadar güvenle saklanması için; uçtan uca şifreleme, yetki matrisi (Role-based access) ve sızma testleri gibi güvenlik önlemleri uygulanır.

Devam eden bir adli soruşturma, resmi makamların talebi veya hukuki uyuşmazlıklarda; veriler ilgili süreç tamamlanana kadar imha edilmeden saklanabilir.

Kullanıcılar, 6698 Sayılı KVKK kapsamında kendi verileri üzerinde tam kontrol sahibidir. Bu doğrultuda kullanıcılar;

• Kendilerine ait verilerin imha edilmesini (silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini) her zaman talep edebilirler.
• İşlenen verileri hakkında detaylı bilgi alabilir, saklama sürelerini sorgulayabilirler.
• Başvuru Yöntemi: Bu talepler, Platform üzerindeki "KVKK Başvuru & Veri Talep" sayfası üzerinden veya destek@novalis.com adresine e-posta gönderilerek iletilebilir.
• Platform, geçerli bir silme talebi aldığında; yasal saklama zorunluluğu bulunmayan tüm verileri en geç 30 gün içinde imha etmeyi taahhüt eder.

İşbu politika yayınlandığı tarihte yürürlüğe girer. Platform, operasyonel gerekliliklere göre politikayı güncelleme hakkını saklı tutar.

Veri saklama ve imha süreçleri hakkında sorularınız için:
destek@novalis.com